Checklist de conformidade com a Portaria 671: Guia de auditoria interna
Quando um Auditor-Fiscal do Trabalho chega para uma inspeção, o primeiro documento solicitado costuma ser o AFD — o Arquivo Fonte de Dados. Se sua empresa não consegue apresentá-lo no prazo de dois dias úteis previsto pela Portaria 671, o problema deixa de ser técnico e vira jurídico.
A boa notícia é que a maior parte das autuações nasce de falhas simples de identificar antes da fiscalização acontecer. Este checklist reúne os pontos que uma auditoria interna precisa cobrir, organizados por categoria, para você revisar sua operação com a mesma régua que o MTE usa.
Principais pontos
- O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o documento mais solicitado em fiscalizações e deve ser gerado por qualquer tipo de REP, conforme o Anexo V da Portaria 671.
- O empregador tem prazo mínimo de dois dias para disponibilizar arquivos e relatórios ao Auditor-Fiscal do Trabalho quando solicitados.
- Alterações retroativas sem justificativa registrada são uma das causas mais comuns de autuação.
- Auditoria interna trimestral reduz drasticamente o risco de surpresas em uma fiscalização real.
O que é a Portaria 671 e o que mudou em 2026 → guia completo sobre a norma
Bloco 1: Documentação do fornecedor
Antes de auditar seus próprios registros, confirme se a papelada do fornecedor do sistema está completa. Sem ela, mesmo um sistema tecnicamente correto pode ser questionado em uma fiscalização.
- Atestado Técnico emitido pela empresa que desenvolveu ou fornece o sistema de ponto.
- Termo de Responsabilidade do fornecedor, vinculando-o tecnicamente às especificações declaradas.
- Comprovação da categoria de REP contratada (REP-C, REP-A ou REP-P) e se ela condiz com a forma real de uso na empresa.
- Para REP-A: acordo ou convenção coletiva vigente — e uma data de alerta para renovação, já que o sistema fica irregular automaticamente se o acordo vencer.
REP-C, REP-A e REP-P: qual a diferença → seção do guia sobre a Portaria 671
Bloco 2: Arquivos técnicos obrigatórios
Este é o bloco que decide o resultado de uma fiscalização. Cada arquivo tem uma função específica e precisa existir, estar assinado digitalmente e ser recuperável rapidamente.
- AFD (Arquivo Fonte de Dados): registro bruto e imutável de todas as marcações, com NSR (Número Sequencial de Registro) e assinatura digital no padrão CAdES. É o primeiro documento pedido em fiscalização.
- AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada): consolida a jornada após tratamento — horas extras, banco de horas, abonos — referenciando o NSR original do AFD. Substitui os antigos AFDT e ACJEF.
- Espelho de Ponto Eletrônico: disponibilizado mensalmente ao trabalhador, de forma física ou eletrônica, conforme o art. 84 da norma.
- Porta Fiscal (apenas REP-C): porta USB exclusiva para o Auditor-Fiscal extrair o AFD em dispositivo externo.
Um detalhe que passa despercebido: ter o AFD não é suficiente se ele não estiver assinado no padrão técnico correto. Um fiscal pode desconsiderar o arquivo por falha de formato, mesmo que os dados dentro dele estejam certos — na prática, isso equivale a não ter registro nenhum.
Bloco 3: Trilha de auditoria e alterações
Alterações retroativas sem rastreabilidade são, segundo relatos recorrentes de fornecedores do setor, uma das causas mais comuns de autuação. Confirme:
- Todo ajuste manual de marcação gera justificativa registrada (motivo + responsável + data do ajuste).
- O sistema mantém histórico de aprovação/recusa de pedidos de ajuste pelo gestor, sem edição oculta.
- Existe log de quem acessou e alterou cada registro, não apenas o dado final.
- Os arquivos técnicos (AFD, AEJ) não são editáveis após gerados — qualquer tentativa de alteração deixa rastro.
Multas e riscos de não conformidade → seção do guia sobre a Portaria 671
Bloco 4: Prazos e disponibilização
- O sistema consegue exportar AFD e AEJ em até dois dias úteis quando solicitado pela fiscalização — o prazo mínimo previsto pelo art. 85 da norma.
- O trabalhador tem acesso mensal ao Espelho de Ponto, seja eletrônico ou impresso.
- Há uma política interna de retenção de arquivos, alinhada com a orientação jurídica da empresa sobre prazo de guarda de documentos trabalhistas.
- Existe um responsável interno designado (RH, DP ou jurídico) para atender uma solicitação de fiscalização sem depender exclusivamente do fornecedor do sistema.
Bloco 5: Integração com o eSocial (para REP-P)
Empresas que usam REP-P precisam de um cuidado extra, já que a integração com o eSocial é obrigatória e gera multas próprias em caso de inconsistência entre a folha e a jornada declarada.
- A jornada registrada no ponto bate com o que é declarado no eSocial mês a mês.
- Inconsistências identificadas são corrigidas antes do fechamento da folha, não depois.
- Existe conferência periódica (mensal ou trimestral) comparando os dois sistemas.
Bloco 6: Segurança e controle de acesso ao sistema
- Apenas pessoas autorizadas (RH/DP) têm permissão para aprovar ajustes de ponto.
- O sistema registra IP, data e hora (e geolocalização, quando aplicável) de cada marcação.
- Dados biométricos usados no registro de ponto seguem as diretrizes de tratamento de dados sensíveis da LGPD.
LGPD e dados biométricos no controle de acesso → guia sobre proteção de dados sensíveis
Com que frequência fazer essa auditoria?
Uma auditoria trimestral é o ponto de equilíbrio mais comum entre esforço e proteção: frequente o suficiente para pegar problemas antes que virem passivo trabalhista, mas sem virar rotina que ninguém sustenta. Empresas com alta rotatividade de equipe ou operação híbrida tendem a se beneficiar de uma checagem mensal, já que mudanças de jornada e ajustes manuais são mais frequentes nesses cenários.
Perguntas frequentes sobre auditoria de ponto eletrônico
Quais documentos o RH precisa separar antes de uma fiscalização?
AFD, AEJ, espelho de ponto e o histórico de ajustes com motivo e justificativa, organizados preferencialmente por competência mensal. Ter esses quatro documentos prontos costuma reduzir uma fiscalização a uma simples verificação, sem gerar auto de infração.
O que acontece se o AFD estiver incompleto ou mal assinado?
O Auditor-Fiscal pode desconsiderar o registro, o que na prática coloca a empresa na mesma posição de quem não tem controle de ponto nenhum. Isso costuma pesar mais em uma ação trabalhista do que a própria multa administrativa.
Auditoria interna substitui a necessidade de um sistema homologado?
Não. A auditoria interna verifica se o sistema já contratado está sendo usado corretamente no dia a dia — ela não substitui a exigência de um REP tecnicamente conforme com a Portaria 671, apenas reduz o risco de falhas operacionais.
Quem deve ser o responsável pela auditoria de ponto na empresa?
Geralmente é uma responsabilidade compartilhada entre RH, DP e jurídico, com um único responsável designado para reunir a documentação em caso de fiscalização. Empresas maiores costumam envolver também o time de TI quando o sistema é REP-P.
Conclusão
Auditar o ponto eletrônico não precisa ser um processo complicado — precisa ser consistente. Os seis blocos deste checklist cobrem o que um Auditor-Fiscal realmente verifica: documentação do fornecedor, arquivos técnicos, trilha de alterações, prazos, integração com o eSocial e segurança dos dados.
Rode essa checagem antes que o MTE faça isso por você.
Como escolher um sistema de ponto eletrônico conforme → seção do guia sobre a Portaria 671
